Tháng Tư 23, 2020
Một email trình bày thiếu chuyên nghiệp ảnh hưởng không nhỏ đến hình ảnh doanh nghiệp. Gửi nhiều email hằng ngày không đồng nghĩa với việc bạn chỉ chú tâm nội dung những email quan trọng.
Cho dù bạn giữ chức vụ cao trong công ty hay là một nhân viên văn phòng bình thường, bạn nên ghi nhớ 10 cách viết mail cho sếp bằng Tiếng Anh sau đây:
>>>> Xem Thêm: 9 mẹo học Tiếng Anh giao tiếp cấp tốc cho người mất gốc
Đừng bao giờ để trống ô “Chủ đề”. Hãy viết câu một câu chủ đề rõ ràng, ngắn gọn, phản ánh nội dung chính trong mail. Đừng dùng những từ chung chung như “Hi”, “Touching Base” (giữ liên lạc), FYI (For your information: Để cho bạn biết)
>>>> Xem Ngay: Lộ trình học Tiếng Anh cho người đi làm ai cũng cần biết
“Hi” và “Hey” được xem là cách diễn đạt thiếu chuyên nghiệp và trưởng thành. Bạn nên bắt đầu bằng những cụm đơn giản như “Good morning”, “Good afternoon”, hoặc “Good day”, “Greetings”.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Tiếng anh giao tiếp khi phỏng vấn “đánh gục” nhà tuyển dụng
Trong văn hóa doanh nghiệp Mỹ, người gửi thường giới thiệu tên đầy đủ và một số thông tin cá nhân trong một, hai dòng đầu tiên. Ví dụ như:
– “Dear Ms. Mandell: My name is Sharon Schweitzer, founder of Access to Culture. I was referred to you by…”
– “My name is Sharon Schweitzer and I am an International Business Expert writing to you about …”
Giới thiệu bản thân cũng như lý do mà bạn biết đến thông tin người gửi là yếu tố quan trọng khi bạn gửi thư cho đối tác mới, khách hàng tiềm năng, và chủ doanh nghiệp…
>>>> Tìm Hiểu Thêm: Những lý do khiến bạn mất đi sự tự tin giao tiếp Tiếng Anh
Khi gửi thư cho đối tác quốc tế, hiểu về văn hóa đất nước họ sẽ là một điểm cộng khi viết email. Ví dụ, ở Nhật Bản, email doanh nghiệp được coi là lịch sự, phù hợp nếu bạn hỏi thăm 1 chút về tình hình thời tiết. Ngược lại, sẽ không hiệu quả nếu chỉ tập trung giới thiệu về bản thân.
Đừng thêm các yếu tố hài hước hoặc châm biếm
Không có bối cảnh cụ thể, nội dung email dễ bị hiểu lầm nếu được viết thiếu rõ ràng và nghiêm túc. Khi gửi thư cho đối tác doanh nghiệp, điều này càng nên tránh, người nhận sẽ đánh giá thấp sự chuyên nghiệp của công ty.
Kể cả khi đã đính kèm, bạn vẫn nên dành vài giây để “dán” tài liệu vào phần nội dung bên trong email. Người nhận mail không chỉ nhận ra sự tỉ mỉ của bạn mà còn tiết kiệm được thời gian để mở tệp đính kèm.
Cố gắng gửi email phản hồi ít nhất trong vòng 24h. Không một ai muốn làm việc với đối tác có phong cách làm việc chậm trễ, trì hoãn.
Trong trường hợp có sự cố ngoài ý muốn xảy ra, hãy lịch sự giải thích và xin lỗi vì điều này.
Khi thêm biểu tượng mặt cười vui vẻ, nội dung trông khá thiếu chuyên nghiệp. Hơn nữa thư của bạn dễ bị rơi vào hòm thư rác.
Luôn luôn kiểm soát lỗi ngữ pháp, từ vựng cẩn thận trước khi gửi đi, những sai lầm dù là nhỏ nhất cũng khiến sự chuyên nghiệp của email giảm đi trông thấy. Nếu viết nội dung bằng tiếng Anh bạn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm sửa chính tả Grammarly.
Để email không tiếp diễn trong “vô tận”, bạn nên để một dấu hiệu cho biết đối phương không cần phải phản hồi lại mail nữa:
“No reply necessary”
“Thank you again”
“See you at the board meeting Tuesday”
“Please let me know if I may be of further assistance.”
>>>> Xem thêm:
Nguồn: Grammarly
Tháng Năm 15, 2023
Phần thi Cambridge IELTS 16 Test 1 Reading Passage 3 là gì? 1.1. Thông tin bộ sách Cambridge IELTS 16 Cambridge IELTS là một bộ sách được xuất bản bởi Cambridge với mục đích luyện đề thi IELTS và được ra mắt vào tháng 5 hàng năm. Các đề từ Cambridge IELTS nhìn […]
Tháng Ba 21, 2023
Cambridge IELTS 16 Test 1 Reading Passage 2 là một bài đọc có chủ đề không dễ tiếp cận. Tuy nhiên, các câu hỏi lại được xem là có độ khó không cao nếu biết cách xác định từ khóa và lọc ra thông tin quan trọng trong bài. Hãy cùng ISE xem qua thử […]
Tháng Ba 13, 2023
Cambridge IELTS 16 Test 1 Reading Passage 1 là bài tập mở đầu cho cả bài thi Reading trong Test 1 của Cambridge IELTS 16. Hãy cùng ISE xem qua và giải đáp những câu hỏi hóc búa của bài nhé. 1. Phần thi Cambridge IELTS 16 Test 1 Reading Passage 1 là gì? 1.1. […]
Tháng Ba 2, 2023
Viết về sở thích tưởng chừng khá đơn giản nhưng bạn đã biết cách viết như thế nào cho hay chưa? Tham khảo bài viết dưới đây để nâng tầm cách chia sẻ về sở thích bằng tiếng Anh cùng ISE nào! 1. Sở thích bằng tiếng tiếng Anh của bạn là gì? Hãy cùng […]