BLOG

9 Quy Tắc Viết Email Doanh Nghiệp

Một email trình bày thiếu chuyên nghiệp ảnh hưởng không nhỏ đến hình ảnh doanh nghiệp. Gửi nhiều email hằng ngày không đồng nghĩa với việc bạn chỉ chú tâm nội dung những email quan trọng. Cho dù bạn giữ chức vụ cao trong công ty hay là một nhân viên văn phòng bình thường, […]

Một email trình bày thiếu chuyên nghiệp ảnh hưởng không nhỏ đến hình ảnh doanh nghiệp. Gửi nhiều email hằng ngày không đồng nghĩa với việc bạn chỉ chú tâm nội dung những email quan trọng.

Cho dù bạn giữ chức vụ cao trong công ty hay là một nhân viên văn phòng bình thường, bạn nên ghi nhớ 10 cách viết mail cho sếp bằng Tiếng Anh sau đây:

>>>> Xem Thêm: 9 mẹo học Tiếng Anh giao tiếp cấp tốc cho người mất gốc

1. Chú ý đến chủ đề mail

Đừng bao giờ để trống ô “Chủ đề”. Hãy viết câu một câu chủ đề rõ ràng, ngắn gọn, phản ánh nội dung chính trong mail. Đừng dùng những từ chung chung như “Hi”, “Touching Base” (giữ liên lạc), FYI (For your information: Để cho bạn biết)

>>>> Xem Ngay: Lộ trình học Tiếng Anh cho người đi làm ai cũng cần biết

2. Viết một lời chào phù hợp

“Hi” và “Hey” được xem là cách diễn đạt thiếu chuyên nghiệp và trưởng thành. Bạn nên bắt đầu bằng những cụm đơn giản như “Good morning”, “Good afternoon”, hoặc “Good day”, “Greetings”.

>>>> TÌM HIỂU THÊM: Tiếng anh giao tiếp khi phỏng vấn “đánh gục” nhà tuyển dụng

3. Giới thiệu về bản thân

Trong văn hóa doanh nghiệp Mỹ, người gửi thường giới thiệu tên đầy đủ và một số thông tin cá nhân trong một, hai dòng đầu tiên. Ví dụ như:

– “Dear Ms. Mandell: My name is Sharon Schweitzer, founder of Access to Culture. I was referred to you by…”

– “My name is Sharon Schweitzer and I am an International Business Expert writing to you about …”

Giới thiệu bản thân cũng như lý do mà bạn biết đến thông tin người gửi là yếu tố quan trọng khi bạn gửi thư cho đối tác mới, khách hàng tiềm năng, và chủ doanh nghiệp…

>>>> Tìm Hiểu Thêm: Những lý do khiến bạn mất đi sự tự tin giao tiếp Tiếng Anh

4. Hiểu về văn hóa công ty đối tác

Khi gửi thư cho đối tác quốc tế, hiểu về văn hóa đất nước họ sẽ là một điểm cộng khi viết email. Ví dụ, ở Nhật Bản, email doanh nghiệp được coi là lịch sự, phù hợp nếu bạn hỏi thăm 1 chút về tình hình thời tiết. Ngược lại, sẽ không hiệu quả nếu chỉ tập trung giới thiệu về bản thân.
Đừng thêm các yếu tố hài hước hoặc châm biếm

Không có bối cảnh cụ thể, nội dung email dễ bị hiểu lầm nếu được viết thiếu rõ ràng và nghiêm túc. Khi gửi thư cho đối tác doanh nghiệp, điều này càng nên tránh, người nhận sẽ đánh giá thấp sự chuyên nghiệp của công ty.

5. Kiểm tra tài liệu đính kèm ít nhất 2 lần

Kể cả khi đã đính kèm, bạn vẫn nên dành vài giây để “dán” tài liệu vào phần nội dung bên trong email. Người nhận mail không chỉ nhận ra sự tỉ mỉ của bạn mà còn tiết kiệm được thời gian để mở tệp đính kèm.

6. Gửi thư hồi âm càng sớm càng tốt

Cố gắng gửi email phản hồi ít nhất trong vòng 24h. Không một ai muốn làm việc với đối tác có phong cách làm việc chậm trễ, trì hoãn.
Trong trường hợp có sự cố ngoài ý muốn xảy ra, hãy lịch sự giải thích và xin lỗi vì điều này.

7. Đừng dùng biểu tượng cảm xúc (Emoji)

Khi thêm biểu tượng mặt cười vui vẻ, nội dung trông khá thiếu chuyên nghiệp. Hơn nữa thư của bạn dễ bị rơi vào hòm thư rác.

8. Kiểm tra chính tả

Luôn luôn kiểm soát lỗi ngữ pháp, từ vựng cẩn thận trước khi gửi đi, những sai lầm dù là nhỏ nhất cũng khiến sự chuyên nghiệp của email giảm đi trông thấy. Nếu viết nội dung bằng tiếng Anh bạn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm sửa chính tả Grammarly.

9. Không quên kết thúc cuộc nói chuyện

Để email không tiếp diễn trong “vô tận”, bạn nên để một dấu hiệu cho biết đối phương không cần phải phản hồi lại mail nữa:
“No reply necessary”
“Thank you again”
“See you at the board meeting Tuesday”
“Please let me know if I may be of further assistance.”

>>>> Xem thêm:

Nguồn: Grammarly

5/5 - (2 bình chọn)
Bài viết nổi bật
Đăng kí nhận bài viết mới nhất từ ISE