Business English Tips: Cách Viết Thư Từ Chối Trong Kinh Doanh

Trong bài viết hôm nay, ISE sẽ cung cấp cho các bạn 2 ví dụ điển hình về cách viết thư từ chối hợp tác kinh doanh bằng Tiếng Anh. Bạn sẽ được tìm hiểu rõ hơn về cấu trúc của một mẫu email từ chối cũng như các cụm từ Tiếng Anh chuyên dụng trong các trường hợp này.

>>>> Xem Thêm: 9 mẹo học cấp tốc Tiếng Anh cho người mất gốc

Nếu bạn đang làm trong bất kỳ công ty nào và dù vị trí nào thì ắt hẳn ít nhất một lần bạn cũng đã phải từ chối một lời đề nghị nào đó (một bản proposal từ khách hàng, đề nghị được thăng tiến hay các đề nghị trong hợp đồng v.v). Từ chối quả thật rất khó. Nhiều người dễ cảm thấy thất vọng hoặc thậm chí tức giận khi họ bị từ chối vì điều gì đó. Vì vậy, khi bạn viết email kinh doanh nói chung hoặc thư từ chối nói riêng, bạn cần phải chú ý các điểm sau:

• Trang trọng
• Thẳng thắn nhưng lịch sự
• Súc tích
• Đưa ra lý do chính đáng tại sao từ chối yêu cầu

Sau đây là các mẫu thư từ chối hợp tác kinh doanh (emails of rejection) mà bạn có thể tham khảo:

Lưu ý: Từ các ngữ cảnh, hãy thử đoán nghĩa của các từ / cụm từ in đậm là gì nhé!

>>>> Xem Ngay: Lộ trình học Tiếng Anh cho người đi làm ai cũng cần biết

1. Email 1

Trong email thứ nhất, tình huống chính là một công ty đang từ chối lời đề nghị được yêu cầu từ phía một công ty khác cung cấp máy photocopy:

Dear Mr Boxall,

Thank you for your enquiry about supplying our company with new photocopying equipment.

Unfortunately, we are currently not in need of replacing our existing photocopiers. We recently entered a new 2 year contract with our existing photocopier provider.

You would be more than welcome to contact us again when our current contract is up for renewal. Yours sincerely, Jeff Thompson Office Manager

>>>> Xem Ngay: 9 cách viết mail cho xếp bằng Tiếng Anh trong doanh nghiệp cần biết

2. Email 2

Email thứ hai là trường hợp, một công ty đang thông báo cho một công ty khác rằng họ đã không thành công trong việc đấu thầu hợp đồng:

Dear Mrs Robinson,

Thank you for submitting a bid for the re-design of our website. After careful consideration of all the proposals we received for the contract, I regret to inform you that on this occasion your bid has been unsuccessful. We have decided to offer the contract to one of the other bidders.

Although your proposal was very professional and well-thought out, we felt that the design did not focus enough on the social media channels our company uses and it was a little over complicated and confusing to use.

We will be more than happy to consider you for any web development or redesign projects we have in the future.

If you require any further feedback, please do not hesitate to contact me by email on dmitchell@powersports.com or by phone on 01535 6547196. Yours sincerely, David Mitchell Project Manager.

3. Các cụm từ Tiếng Anh chuyên dụng trong trả lời email từ chối:

Sau khi đã đọc 2 mẫu email trên, bạn có thể thấy các cụm từ được in đậm trên là cụm Tiếng Anh chuyên dụng dùng trong trường hợp viết thư từ chối hợp tác. Vậy bạn đã hiểu ý nghĩa của các cụm từ ấy chưa? Cùng ISE tìm hiểu ngữ nghĩa chi tiết sau đây nhé!

Thank you for your enquiry about… (V-ing): Cảm ơn về yêu cầu của bạn…

Unfortunately, we are currently not in need of… (V-ing): Rất tiếc, hiện tại chúng tôi không có nhu cầu…

You would be more than welcome to contact us again: Rất hoan nghênh bạn liên hệ lại với chúng tôi

Thank you for submitting a bid: Cảm ơn bạn đã gửi giá thầu

After careful consideration: Sau khi xem xét cẩn thận

I regret to inform you: Tôi rất tiếc phải thông báo đến bạn

We have decided to offer… : Chúng tôi đã quyết định cung cấp…

Although your proposal was… : Mặc dù đề xuất của bạn là…

We felt that: Chúng tôi cảm thấy rằng

We will be more than happy to consider you for… : Chúng tôi sẽ rất vui khi được bạn cân nhắc cho…

If you require any further feedback, please do not hesitate to contact me by… : Nếu bạn cần thêm bất kỳ phản hồi nào, vui lòng liên hệ với tôi qua…

Như vậy, bài viết này là một business english tips để hướng dẫn bạn cách viết thư từ chối hợp tác kinh doanh bằng Tiếng Anh. Hy vọng, qua những ví dụ đó, bạn có thể đúc kết cho mình những kinh nghiệm làm việc với đối tác để giữ được tình hữu nghị của 2 bên. Hẹn gặp lại các bạn ở bài viết tiếp theo của ISE nhé!

>>>> Tìm Hiểu Thêm: 

• Business english tips: Cách viết thư từ chối trong kinh doanh
• Các cụm từ Tiếng Anh thể hiện ý kiến trong cuộc họp