BLOG

Viết Email Tiếng Anh: Cách Mở Đầu Và Kết Thúc Email Chuyên Nghiệp

Viết email rõ ràng và chính xác là một trong những kỹ năng quan trọng trong công việc. Phần thân của email dù là phần quan trọng nhất, nhưng chăm chút từ những chi tiết nhỏ nhất như phần mở và kết thư cũng có thể khiến người đọc ấn tượng bởi tính chuyên nghiệp […]

Viết email rõ ràng và chính xác là một trong những kỹ năng quan trọng trong công việc. Phần thân của email dù là phần quan trọng nhất, nhưng chăm chút từ những chi tiết nhỏ nhất như phần mở và kết thư cũng có thể khiến người đọc ấn tượng bởi tính chuyên nghiệp của bạn.

VIẾT PHẦN MỞ ĐẦU EMAIL:

2 điều cần lưu ý:

  • Viết đúng tên người nhận: Cách nhanh nhất để tạo một ấn tượng xấu là viết sai tên người nhận. Hãy lựa chọn các cách mở đầu khác nếu không biết thông tin chính xác.
  • Luôn chuyên nghiệp: Kể cả khi bạn muốn tỏ ra thân mật, đừng dùng giọng điệu bạn bè hay đặt quá nhiều cảm xúc vào email chào hỏi. Hãy giữ mọi thứ ở mức chuyên nghiệp, gọn gàng.

Phần mở đầu email nên chứa những nội dung sau:

  • Lời chào. 
  • Lời chúc. Ví dụ:

“Hope all is well” (hy vọng mọi người đều khỏe)

“Hope you had a terrific weekend” (hy vọng bạn đã có 1 tuần làm việc tốt đẹp)

Nếu người nhận thư cần email viết ngắn gọn, súc tích, bạn có thể bỏ phần này.

  • Lý do viết thư: Dành 1,2 câu mô tả mục đích viết, để người nhận nắm được tinh thần chung.

Một vài cách mở đầu thông dụng:

Viết thư cho 1 hoặc 2 người:

  • Dear [Tên],
  • Dear [Tên1] and [Tên2],
  • Hello [Tên],
  • Hi [Tên],

Viết cho nhiều hơn 3 người:

  • Hello everyone,
  • Hi team,
  • Hello all,
  • Good morning/afternoon/evening,

Khi không biết rõ tên người nhận:

  • Dear Sir,
  • Dear Madam,
  • Hello,
  • Dear Hiring Manager,
  • Greetings,

Ví dụ về cách mở đầu thư khác nhau:

VIẾT PHẦN KẾT THÚC EMAIL:

Khi viết email, phần kết nên chứa những nội dung sau:

  • Một dòng call-to-action (kêu gọi hành động)

Điều này sẽ khuyến khích người nhận thư mau chóng phản hồi email của bạn hơn. 

Ví dụ:

Thank you for taking the time to review my resume and professional references. I look forward to hearing from you soon!

(Cảm ơn vì đã dành thời gian xem xét CV và thư giới thiệu. Tôi mong sẽ sớm nhận được phản hồi từ phía công ty)

  • Tên đầy đủ của bạn:

Sử dụng tên họ và tên chính giúp đối tác nhớ về bạn lâu hơn. Đồng thời tránh xảy ra những nhầm lẫn không đáng có.

  • Chức danh công việc:

Bạn không nhất thiết phải ghi cụ thể vị trí công việc hiện tại (Account Manager tại Công ty ABC) mà chỉ cần một chức danh chung, miêu tả khái quát công việc. 

Ví dụ:

Joe Jefferson

Sales Manager

Tất nhiên bạn không cần viết phần này nếu đang ứng tuyển xin việc.

  • Thông tin liên hệ:

Bạn có thể đính kèm số điện thoại, tài khoản LinkedIn nếu có, hoặc link dẫn đến trang portfolio của bạn.

Cách kết thư phổ biến:

  • Best,
  • Best regards,
  • Best wishes,
  • Kind regards,
  • Looking forward to hearing from you,
  • Warm wishes,
  • Thanks again,
  • Many thanks,
  • With appreciation,
  • With gratitude,
  • Yours sincerely,
  • Respectfully,
  • All the best,

Tránh sử dụng:

  • Your friend,
  • Cheers,
  • Love,
  • Talk soon,
  • See ya,
  • See ya later,
  • See you,

Ví dụ về cách kết mail khác nhau:

>> Xem thêm bài viết:

Viết CV Tiếng Anh: Cách Tự Kiểm Tra Và Rà Soát Lỗi Sai

Bài viết nổi bật
Đăng kí nhận bài viết mới nhất từ ISE